办公自动化中存在的问题分析

虽然办公自动化系统已经和知识管理等新的管理思想相融合，可当我们在企业中进行调研过程中发现，目前还有很多不尽人意的方面，影响了无纸化办公的进程。

1、对办公自动化系统的理解差别很大

在很多人眼里，办公自动化系统主要是处理一些公文、收发电子邮件，实现纸面作业计算机化。实际上有这样思想的大有人在，殊不知办公自动化大有学问，涉及到行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科，办公自动化的应用已成为企业管理现代化的标志之一。

办公自动化的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入办公自动化系统处理的范畴，如文字处理、传真、申请审批、办公用品、公文管理、图书管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，甚至库存管理、生产计划、技术管理、质量管理、成本管理、人事管理等等，都可以归纳到办公自动化软件的处理范围之内。

前面我们提到的标准问题，即办公自动化系统包括哪些内容，大家众说纷纭，没有固定的说法。这样就导致了软件公司通常的做法：先把办公自动化系统根据自己的想法赋予一些简单的功能，形成一个框架，企业有需求的时候，再加上企业使用人员提出的功能需求，进行定制开发。这样的结果是企业提啥，软件公司就开发啥，尽量满足企业的需求。虽然看起来是以客户为中心，实际上这其中存在很多问题。例如办公自动化系统应该渗透很多新的管理思想，例如协作办公、知识管理、客户关系管理等等，不要成为手工作业的电子版。如果只是按照客户的要求去做，没有一套好的管理思想去指导企业的办公管理，称不上好的办公自动化，对双方都没有好处。对于软件公司而言，开发的难度加大了，不易在其他地方推广；对于企业而言不能借助办公自动化系统来提升管理，得益相对降低。所以办公自动化系统不会像财务软件一样很容易得到推广，一个主要原因是财务系统有国家完善的政策和标准支持，有比较规范的做法可遵循，但目前办公自动化系统还做不到。

2、ling dao和使用人员的思想意识还需提高

无纸化办公要成为现实，改变人们的观念和习惯非常重要。在人们的传统观念中，“白纸黑字”具有一定的权威性，是真实可信的，ling dao人还可以直接在纸上圈阅或作批示，具有一定的成就感。人们阅读纸上的东西比较容易放松，而且不受时间地点的限制，书面的东西便于携带。另外，纸张有明显的优点：同电脑屏幕相比，对于印或写在纸上的内容，即使在照明条件很差的情况下，我们也能看得比较清楚，我们还可以很容易地在纸上随意评注修改。同样内容手写件比电子邮件或软盘存储所显示的信息量更多，身体语言流露其中，通过笔迹你可以感觉对方的情感、性ge、文化修养等多方面的信息。

这只是一些人留恋纸张的想法，可信息化带来的便利却更多更多，是原来利用纸张的方式无法比拟的。例如：信息共享的优点，使你无论在何地，只要能连上互联网就能办公，网上办公室已得到人们的认同。特别是通过B/S架构的方式实施办公自动化系统，再也不需要非得在企业内部的网络上再安装复杂的应用程序软件，只需要在在系统主服务器上取得相应的用户名和密码就可以分配给自己的员工来使用网络办公室中的人和功能了。还有第三代办公自动化系统在第二代的基础上，提供了处理各个环节的相关知识，确保每一个使用者，都能够随时随地根据需要，向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。还有，对于像现在普遍存在的在全国各地拥有成千上万的机构的大企业大集团来说，如果依靠传统的管理模式是不可想象的，但通过信息化管理起来就不是什么难事了。

也有很多使用人员不愿意使用办公自动化系统的原因很简单，就是系统一般都要求输入大量的原始数据、信息，大家的工作量要加大，特别是涉及到一些部门和个人利益的数据，大家潜意识中就不愿意公开。所以在系统的推行过程中会存在一些阻力，特别需要提的是信息化建设是一把手工程，这儿提出的一把手不仅仅是企业的一把手，还应包括各部门的负责人。

3、办公自动化技术也需要不断创新

在办公自动化系统的应用过程中，一些技术的应用也会推动其发展。很多ling dao提到的一个的重要问题就是签名的事情。实际上还有很多技术细节需要完善，比如网络签名认证技术、局域网络通讯、文件网络广播等等。

举个例子来说：在应用计算机实现文件批签流转过程中，当用户都在计算机上批签修改文件时，如何保留不同用户的修改痕迹，是用户十分关心的问题。在手工批签时，不同人有不同的笔迹，因此很容易识别，但在计算机上修改编辑文件，要保留各人的痕迹却不是一件简单的事情。有的系统对这一问题的处理方法是：对每个人修改过的文件都做一个拷贝，然后比较2个拷贝之间的不同点。这种方法不够直观，也不符合用户平常的工作习惯，而且由于要保存多个拷贝，严重浪费空间。有些系统自己编写一个编辑软件，用户在编辑软件中起草和修改文件，但因为使用的编辑软件是自己设计编制的，与OA系统能够无缝紧密地连接，所以不同用户修改的痕迹可以较方便地显示。虽然这种方法比较灵活，但自己编写的编辑软件在功能上很难与主流字处理软件（Microsoft Word、WPS Office等）相比。另一方面，如果最终用户已经熟悉了某个商用字处理软件的操作，很难再接受其他编辑软件。

相信这些问题大家都已经看到了，并且一些公司已经有了很好的解决办法。可 在目前的应用过程中还存在你有的技术，我没有；我有的技术你没有。导致了很多办公自动化软件公司的水平参差不齐，不能合作利用对方的优势，特别是在我们身边很多中小型的软件公司不能充分合作，经常出现恶性竞争，导致双方都得不到长足发展。

4、与其他系统的集成必将成为瓶颈

在企业工作的人们都知道，一般除了办公自动化系统，企业信息化还有很多内容，例如财务系统、生产管理系统、进销存管理系统、人力资源管理系统、客户关系管理系统、业务系统、CAD、CAPP等等。目前企业的应用现状是：由于很多原因导致了大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。各个系统之间无法进行数据联系，导致大量的重复劳动，也导致数据不准确。信息孤岛的存在导致信息存在很大的冗余，存在大量的垃圾信息，信息交流的一致性无法保证，个人、部门之间难于进行信息共享，ling dao也难于统揽全局。由于系统是有多个供应商提供的，即使想集成也存在很多难度，特别是数据库不统一造成集成难度增加，更重要的是相互的配合也会成为很大的问题。目前中国具有信息系统的绝大部分企业都存在这样的现象。

“信息孤岛”的问题已经严重地阻碍了企业信息化建设的整体进程，使企业进行新一轮投入时，瞻前顾后，难于决断。而解决“信息孤岛”的问题的关键不仅仅是软件方面的技术，更重要的是在企业的流程管理和相关技术的标准化等方面。所以在企业实施办公自动化系统前就要做好规范的整体规划，不要总希望通过“接口”把分散的系统连接起来。原先孤立分散开发的应用系统不可能通过大量的接口将它们简单地连接起来，而必须通过重新进行统一规划和构思，建立起一种整体性、统一性信息系统模型，才有可能实现真正的系统集成。

很多因素阻碍了无纸化办公的进程，当我们沉浸在ERP（企业资源计划）、CRM（客户管理管理）的热潮中时，回头看看我们还有很多基础工作需要去做。虽然达到无纸化的程度还有很多问题，还需要很长的时间，但不要等雨停了再远行，开始行动吧！