虚拟办公环境使得工作团队能够共享文件、管理会议和项目、记录数据和工作进程，就像在同一间办公室工作。
随着信息化建设的日益深入，无论是政府还是企事业单位，相互之间的信息沟通与协同工作越来越重要。每个单位都希望能和异地的分支机构、上下级部门等保持实时联系，希望自己身处异地仍能了解和处理单位事务。
协同办公平台是解决方案的核心部分，主要面对有分支机构的大中型企事业和政府机关单位，主要作用是把总部和全国的分支机构连接起来进行统一管理，以系统手段规范全体员工的工作。领导可以在任意一点掌控全局，监控企业运行，从而达到提升管理、防范风险的目的；同时利用协同办公平台作为信息化平台，使各种信息数据能共享使用，减少信息孤岛，充分发挥信息化带来的实际作用。
企业管理过程中遇到的问题
● 企业发展壮大，费用肯定要升高，但却没有一个有效手段加以控制。
一方面是超支的费用今天找这个领导批一点，明天再找那个领导批一点，形成巨大的黑洞，结果就会出现某大型企业；另一方面是企业的分支机构增加，内部的电话费也是水涨船高，成为企业的成本负担。
● 沟通模糊，没有量化，结果是企业内的问题不断，员工之间还将因此产生矛盾。
电话沟通是实时，但一是容易打断人的工作，二是不可重现，出了问题谁也不认，结果是企业背锅，问题大的，甚至关系到企业的生死存亡。
● 工作效率不高，执行力下降，布置的任务不能及时高效完成。
一方面是领导天天只布置任务，没有及时去指导、检查、监督和评价，导致员工认为干不干都一样；另一方面是因为员工工作无序，经常会忘掉领导布置的任务，从而不能及时完成，久而久之，领导就会认为员工工作能力不行。
● 企业的分支机构，缺少有效的手段协同管理。
分支机构得不到总部的及时支持，时间一长就形成了天高皇帝远现象，甚至为企业带来巨大的隐患!
● 企业内部各部门沟通不畅，各种信息不能共享。
形成信息孤岛，以前的经验不能被合理利用，甚至出现几个部门在做同一件事，企业有限资源得不到充分利用，形成巨大浪费。
企业天天都在讲风险管理，其实企业的风险无怪乎这几大类：财物风险、客户忠诚度风险、员工忠诚度风险、员工工作行为风险。在企业的各种风险中，其实最需要防范的就是企业员工工作行为的风险，没有一个有效的手段对这一风险加以控制，那它带给企业将是毁灭性的风险。我们都知道的巴林银行、中航油事件，就是因为缺少一个有效的手段对员工的工作行为进行控制和及时纠正，从而导致事件的出现。
为什么要应用协同办公软件
● 减少手工方式产生的错误与信息不准确
● 消除信息孤岛，提高企业资源的利用率
● 支撑企业的管理和业务的运作，提升工作效率
● 方便获取企业的各种数据，为决策提供参考
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