处于东南沿海的福州海关由于其地理、环境与历史的原因，反走私形势十分严重。为了更好地加强海关监管，加大打击走私的力度，福州海关技术处、侦查分局与实达系统集成公司协同配合，以Lotus Notes作为系统软件平台，开发完成《福州海关走私犯罪侦查分局办公及业务系统》（文中简称"海关侦查OA系统"）。系统运用先进的计算机和网络通信技术，实现了海关缉私工作的办公现代化、信息资源化、传输网络化与决策科学化。
信息技术与侦查业务的融合
在实施海关侦查OA系统开发设计的过程中，设计人员首先对侦查业务进行了深入而细致的调研，以使技术特色与侦查业务完美结合。
首先，海关缉私工作是一种协作的办公。一个案件的查处不可能只由单一科室来完成，它牵涉到很多相关科室和部门，协同工作对于缉私部门提高工作效率至关重要。我们注重到协同工作正是Lotus Notes的特点。利用这一套办公自动化系统，办案人员可以利用Lotus Notes的邮件功能联系各相关部门，处理相应的事务后返回到经办人员手里，由此实现政府的协作办公是切实可行的。
缉私业务流程复杂，需要一种非常符合工作流应用的技术。缉私业务流程复杂性的表现之一就是，流转的部门往往非常多。而Lotus Notes作为一个群件平台，非常符合这种复杂工作流的应用，即利用其完善灵活的邮件系统实现文档的流转。
福州海关业务模块流程
缉私部门的信息往往包含大量的非结构化数据，可能包括数据、文档、图形和各种多媒体信息，如指纹、掌纹、口供等等。这些信息用一般的数据库系统难以有效地存储、传输和访问， 但是用其它的数据库系统,往往需要采用图形链接方式才能保存，而且访问者又必须点击图标后方可显示，况且图形文件的字节数又大得惊人，根本难以有效地存储和传递。而Lotus Notes是一种文档型数据库，它不受字节数的限制，任何图形、声音信息，无论其大小、长短、高低，都只是这一数据库中一个小小的组成元素而已。存储这类非机构化数据，Lotus Notes非常符合缉私部门信息的特点。
另外，侦查部门对于情报线索等的保密性要求极为严格，一有疏漏则会造成严重的后果。我们可以利用Lotus Notes提供的全线加密通信、数据库加密和文档级、域级的数字签名和加密技术，切实保证缉私工作中机密信息的保密性，确保机密信息不被窃取。
我们基于上述对应用需求的分析，认为Lotus Notes在侦查业务办公自动化应用的解决方案中具有一定的优势，最终选中Lotus Notes作为协同工作平台，充分利用Lotus Notes强大的功能，结合本关区具体的实际应用，可以为缉私工作的自动化办公提供方便、高效、安全、可扩展的解决方案。
新技术改良传统办公模式
海关侦查OA系统于1999年10月开始开发。开发讫始，福州海关技术处与侦查分局领导即亲自挂帅，成立了系统推广领导小组和实施小组，根据部门业务运转的特点，采取了"先试点、再推广，先分局、再支局"的策略，制定出详尽的开发设计与项目推广计划，并付诸实施。
在开发设计过程中，我们本着"实用、安全、稳定、先进"的原则，在分局与各支局内部以及分局与支局之间，架构起关区级的信息通讯平台，建立了以公文流转为核心的办公与业务自动化系统。系统使用统一的工作界面，将缉私部门日常的办公作业、案件治理、情报治理与人事治理、会议治理等相结合，实现了政府机关级信息资源共享、图文电子传递、文档一体治理，涵盖了侦查部门大部分的日常工作。同时，考虑到兼容性、开放性的需要，我们还在系统设置、预留了与FoXPRo、Oracle等数据库的连接接口，保证了系统与海关及其他部门的办公与业务系统的无缝集成。
海关侦查OA系统于2000年6月正式启用以来，运行安全、便捷、稳定。目前，已在福州关区的所有侦查部门投入运作。据统计，截止2001年8月10日，系统的授权用户超过370个，每日登录的常规用户70个以上。分局共完成从总关下载的文件2946份，扫描文件293份，网上发文1744余份，发布公告49份，经由该系统电子传输的文件数已占传阅总文件数的94%以上。
而且这套系统产生效益明显。实施之后，分局机关内部取消文件的手工传阅方式后，各部门文件传阅的时间快了近3倍。原来文件由总关传到分局之后再到隶属支局，这层层传阅、层层批示的过程，光路途时间至少需要2至3天，而海关侦查OA系统投入运行后，以前大量的人员劳苦、车马奔波现在都可以交付网络这一现代化工具在短短的几秒钟内完成，这不能不说是一个质的飞跃，而蕴涵在这飞跃之后的缉私业务的提高则更为喜人。运转至今，新技术已经改良了分局传统的办公模式。
海关侦查OA系统在全国海关缉私侦查部门中，第一次将走私犯罪侦查业务加以流程化治理，并通过计算机对工作流程的治理实现缉私工作的自动化。海关侦查OA系统设计开发的成功，规范了走私犯罪案件情报、侦查与审理过程中各部门的组织分工和职权行使，加大了海关打击走私犯罪的力度。
推广有力、定位明确
海关侦查OA系统涉及面很大，要改变传统的缉私侦查模式，单靠技术人员闭门造车是不行的。在系统实施过程中，我们得到了各级领导的高度重视和大力支持。我们将该系统定位为办公及业务治理系统，要求机关成员积极配合使用并身体力行。我们感到没有领导的重视，本系统的开发与推广不可能成功。
系统定位应该是明确的。实施办公自动化及业务系统是一项复杂的工程，"整体规划、分布实施"是必须的。我们的系统重点实现了侦查分局急需的一些功能，例如文件传阅与反馈、情报的收集汇总、案件资料的流转与批示等等，不追求"大而全"。这样以我们日常最基本的工作为基础，使操作者"用而后知不足"，并逐步处理其余的工作，最终达到"全面实施"的目的。我们的一些业务员在系统开始运行时，积极性不是很高，就是在这样的规划下，他们逐渐产生了信心和爱好，应用效果一步步显示出来。
另外，治理制度也是推广实施成功的保障之一。系统实施过程中，我们在行政治理和系统治理两方面都制定了相应的治理制度：在技术处与侦查分局办公室设立了两部"热线电话"，全面支持全关区各部门的日常运作；系统在正式推广前，技术人员按普通用户与高级用户分别设计编写了使用说明书，内容力求简练实用，页面轻松活泼，图示翔实明晰，起到轻松学习的效果。最终，合作三方本着精诚协作的态度，依托各自的技术力量，共同完成了这项艰巨的任务。
科技强警，建立缉私警察信息化、数字化、网络化的现代治理模式是当前海关缉私部门重要而又紧迫的工作。海关侦查OA系统的全面实施，在提高海关缉私侦查部门办公、办案效率、加大打击走私的力度、提升政府机关形象等方面都起到较大作用。
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