竞开协同软件构建恒丰整体办公解决方案

　　深圳恒丰珠宝首饰公司是香港恒丰珠宝首饰有限公司位于深圳的重要子公司。香港恒丰珠宝首饰有限公司是一家为遍布全球的顾客设计、制造及分销黄金与珍贵金属制成的珠宝首饰、摆件、装饰品、企业礼品等的珠宝首饰集团公司。自70年代成立以来，香港恒丰珠宝集团便以其先进技术及独特的产品设计而备受推崇，屡获奖项;近年更积极以高科技配合崭新意念，开发多项高科技与专利技术崭新产品，继续开拓并巩固本地及海外市场。集团旗下的金业科技有限公司更在1999年成功于香港联合交易所有限公司上市。

　　今天的恒丰珠宝集团已拥有员工3,000多名，每年生产金银珠宝首饰超过800万件，年黄金加工量占香港的1/3，是香港最大的金银珠宝首饰制造商之一。为配合庞大的生产量，集团在香港和内地均设有设备先进的厂房。集团对信息化比较重视，先后实现了ERP系统、指纹门禁系统、中心监控系统、POS系统等，以及协同办公系统和各分店远程监控系统。

　　作为集团在深圳的重要子公司，深圳恒丰珠宝首饰公司的销售以自己专卖店的形式进行。该公司的专卖店分布在全国各地达40余家。这些分店与公司总部需要保持实时的沟通，天天有大量的长途电话与传真。各分店天天有大量的帐务，每周有总结、报告等要通过传真发送到公司总部。这些文档的即时传递、保管、归类都有很大的工作量。因此，深圳恒丰亟需一套能够整合原有信息化系统的完整的办公解决方案。

　　要害问题:各专卖店的治理与沟通

　　深圳恒丰面临的最大问题就是各专卖店的治理与沟通问题，因各专卖店基本上分散在各个地区，所以因实际“距离感”而造成的分店与公司总部之间人员互相不熟悉，员工很难直观的感觉到是一个整体的公司氛围。进而造成了很多信息沟通不畅，信息流转不及时等问题，工作效率也难以保证。更重要的是公司领导无法真正了解各分店的实际工作情况如何。非凡是领导想直接查看各分店的工作情况非常不便。

　　另外，深圳恒丰根据不同的业务种类分为金饰、银饰、钻石、珠宝等不同的组。每一个业务组都需要与设计、生产、库存、发货、报表、分店等不同部门之间共享大量的文档信息。同时，集团公司总部在香港。深圳公司与香港总公司之间天天有大量的信息传递，目前主要通过电子邮件进行，单一的沟通方式带来的信息查找、治理问题已经很明显的显现出来了。

　　由以上需求分析可以看出，深圳恒丰珠宝首饰公司迫切需要一种典型的跨地域协同办公的解决方案，能够让员工之间，分店与总部之间实现良好的协同办公。

　　竞开(Geneking)协同构建恒丰整体办公解决方案

　　经过比较后，深圳恒丰珠宝首饰公司选择了点击科技的竞开协同之星(GK-Star)作为协同办公的基本平台，并安装了竞开工作流治理系统来实现内部公文的快速流转，在企业内部网络中布置了群组服务器和工作流服务器以提高网络通讯的效率。同时利用香港总公司的现有资源在Internet中布置了中继服务器，以支持出差的员工通过Internet与公司内部进行协同办公。

　　GK-star是一个高度集成的协同办公平台，能够实现综合通讯、协同工作、关系治理三大应用:

　　★综合通讯 在普通的电子邮件功能之外，GK-Star提供了创新的语音邮件，远程治理，邮件加密，数字签名，发件人治理，垃圾邮件过滤等增强功能。GK-Star内置了即时通讯模块，并使之适应严厉的商务应用。实现了互发留言、互传文件、实时语音通话、通话记录查询等。

　　★协同工作 GK-Star提供了创新的多人协作工具，一个自助式的团队工作空间——协作区。通过结合同步协作功能(在线感知、即时消息收发、网络会议、白板、共同浏览等)和异步协作功能(BBS论坛、名片共享、团队日程、文档共享等)以达到信息交互和文件共享。

　　★关系治理 GK-Star提供了基于名片库的关系治理功能，它将个人资料、交往过程、通讯记录、日程安排、文档记事等信息相互关联，可对名片进行分组、网上更新、小组共享等高级功能，一键启动与联系人的通讯、记事、日程治理、协同工作等。

　　平台具有强大的数据信息关联性，改变了过去单一的电子邮件的工作方式，通过即时通讯、手机短信、协作区共享和电子邮件等综合通讯手段，同时提供了强大的数据关联能力，大大提高了信息文档的查找效率，提高了工作效率。

　　平台具有良好的网络适应性，能够适应不同的网络环境。GK-Star针对局域网、互联网，窄带、宽带，无线、有线等多种网络环境，提供离线、P2P、C/S、VPN等多种网络模式，还非凡支持最新的OCC技术，保证数据同步或异步地更新到用户的电脑上。严格的AES加密有效保证数据存储安全;数据传输经过SSL自动加密，有效防止数据在传输过程中泄密;先进的公开密钥和数字签名技术，实现数据防伪、身份认证与定向接收功能。

　　因此，用户即使出差同样能够及时与公司保持联系，协调各种资源，确保工作任务顺利进行。该公司总部与各分店以及移动办公的区域经理之间就是一个很好的移动办公解决方案!

　　实践验证:竞开(Geneking)协同让沟通与协作更高效

　　由竞开(Geneking)协同平台构建的协同办公解决方案实施后，实现了深圳恒丰依托信息化进行科学治理、提高业务效率、充分利用资源的原定目标。方案有效地解决了深圳恒丰各职能部门实际工作中的沟通、协作问题，满足了部门人员之间工作、沟通的需求。通过该平台，公司领导能够随时了解员工的工作进度，听取人员汇报，安排工作日程等，员工之间同样可以随时针对工作任务、工作方式等问题展开讨论。为公司领导与员工以及员工与员工之间提供了一个高度互动、个性化的工作环境。非凡是各分店的员工通过此协同办公平台拉近了与公司总部的“距离”，真正实现了远程协同办公，如同所有人在一个大“办公室”中办公一样，沟通渠道非常顺畅!

　　系统投入应用后，公司每个业务部门、每个分店都建立了协作区，公司相关人员都加入到协作区中。

　　通过GK-Star集成的即时通讯功能，使得深圳恒丰的员工之间可以时时保持联系，从而较好地解决了内部员工的沟通协作问题。非凡是各分店，每个人都可以时时在员工列表中看到公司全体员工的在线状态，并可以时时与公司的任何一名员工进行沟通，虽然远在异地，但与公司总部的“距离”被拉近了。另外过去很多事情都要通过电话来沟通，经常碰到要找的人不在而信息传递不畅。现在只需要用即时消息来直接进行沟通，并且可以发送留言，大大提高了工作效率。

　　Ø 员工团队协作的问题。该公司每个业务部门、每个分店都建立了协作区，公司相关人员都加入到协作区中。在协作区中成员可以就工作中的问题展开讨论，共享文档。非凡是各分店天天上报公司总部的文档现在都通过协作区来进行传递，文件组织治理非常有调理，大大优于过去用电子邮件和传真的方式。

　　Ø 联系人治理高效。每个人都可以从公司协作区中同步公司所有联系人的联系方式，而且可以通过联系人建立邮件、通讯记录以及文档的信息关联，方便信息的提取。

　　Ø 公司领导可以时时查看各部门的工作情况。以前领导经常想要检查工作资料的时候，必须有下面的员工去预备，比较花时间。现在领导在每一个协作区中有出现，所以领导可以随时进入到每一个协作区中检查员工的工作情况，以便对公司的运作有一个时时的把握。

　　通过竞开工作流系统，大大加快了公司内部请假、派车、借款等公文的流转速度，加快了办公效率。

　　项目实施成功后，深圳恒丰的陈总对跨地域协同办公以及跨部门的高效协同给予了高度的评价，他说:“目前国内同类软件中，点击科技是我们见过的理念最先进而且能够实际应用的产品，这也是我们选择点击科技的重要原因。”