Access2007创建和使用附件字段

Access2007附加字段用于在一个字段中存储多个文件，这些文件的数据类型还可以不同。

一、添加和设置附加字段

创建附件数据类型的字段与创建其他数据类型和字段的方法相同。下面主要介绍使用附加字段的方法。

例1 在罗斯文数据库的“产品”表中，增加一个“产品信息”字段，并把它设置为“附件”数据类型。然后在“产品信息”字段中，添加有关产品信息的质检报告(word文档)、产品的图片。操作步骤如下：

(1)打开罗斯文数据库，然后打开“产品”表。

(2)单击“产品”表右下角“设计视图”图标，打开“产品”表的设计视图。

(3)在设计视图中，添加一个“产品信息”字段，然后设置该字段的数据类型为“附件”，如图1所示。

(4)单击“产品”表右下角“数据表视图”图标，打开“产品”表的数据表视图。

在附加字段的字段标题显示符号，用来表示附件数据类型。字段值的单元格中显示(0)符号，其中表示附件中为空。

(5)双击第一条纪录的附件字段，打开“附件”对话框，单击“添加”按钮，如图2所示。

图1 “产品”表的设计视图

图2 添加附件

(6)在打开的“选择文件”对话框中，选中“质检报告”，然后单击“打开”按钮。

(7)这时返回到“附加”对话框，被添加的文件显示在该对话框中。

(8)用同样的方法，把产品的图片文件夹添加到“附件”对话框中。

(9)单击“确定”按钮，添加附件完成。这时，数据表视图中，字段值单元格中显示(2)，表示在字段中附加了两个文件。

二、附件中信息的显示

附件中所包含的信息在数据表视图中不能明确显示，只有在窗体视图中才能显示。

(1)打开“产品”窗体，可以看到产品附件信息，这时字段名称“产品信息”也正确显示出来。

(2)如果想查看附件中的其他文件，可以在附件上单击右键，在打开的快捷菜单中，选择“转发”命令，这时在“产品信息”字段中，显示所附加的下一个文件信息。

注：对于文档、电子表格等类型信息只能显示图标。

显示下一个文件信息还可以使用快捷方式，单击附件控件后，在附件左上方会出现一个颜色渐变性工具栏，在工具栏单击绿色按钮，即可显示下一个附加文件信息。

三、删除和修改附件

删除和修改附件有两种方法，一种在数据表视图中进行，另一种在窗体视图中进行。两者的具体操作方法相同。操作步骤如下：

(1)在窗体视图中，在附件上右击，在打开的快捷菜单中，单击“管理附件”命令。

(2)在打开的“附件”对话框中，选择附件，然后单击“删除”按钮，就可以把附件删除。