Excel2007教程：应用数字格式

Excel2007基础教程：应用数字格式

数字格式指的是改变包含在单元格中数值外观的过程。Excel 提供了非常广泛的格式选项。为了能够快速改进工作表的外观，下面的部分将学习如何使用Excel 的格式选工页。

提示: 记住应用的格式仅适用于被选择的单元格. 因此，在应用格式之前需首先选择羊元格(或单元格区域). 改变数字格式不影响数值.数字格式只影响外观.

3.5.1 通过格式化数字提高可读性
通常，输入单元格中的数值是未格式化的。换句话说，它们仅仅由一串数字组成。通常来说，需要对数字进行格式化，这样更便于阅读，或就所显示的小数位而言更具有连贯性。

图3.8 显示了有两列数值的工作表。第一列由一组未格式化的数值组成，第二列的数值进行了格式化，变得易于阅读。第三列描述了所应用格式的类型。

提示:如采把单元格指针移到一个有格式化数值的单元格，公式栏中显示的数值是未格式化的，这是因为格式只影响单元格中数值的外观，一一而不影响包含在单元格中数值的实际值.

1 .使用自动数字格式
Excel 非常智能化，它能够自动执行某些格式化。例如，如果在单元格中输入12.2% ， Excel 就知道用户想使用百分比格式，并自动运用此格式。如果用户用逗号分隔千位(如123456 ) ， Excel就会运用千位分隔样式。如果在数值前加上美元符号，单元格将被格式化为货币格式(假定美元
符号是您系统中的货币符号) 。

提示: Excel 有一个非常便利的默认功能使得在单元格中输入百分比数值变得格外简单.如果单元格被格式化为以百分比格式显示，只需输入常规值即可(例如12 .5% 输入12.5 即可).如果不使用该功能(或喜欢输入实际的百分比数值) ，访问"Excel选项"对话框并单击"高级"选项卡。在"编辑选项"部分，找到" 允许自动百分比输入"复选框并删除复选标记.

2. 使用功能区设置数字格式
功能区中的"开始" ~ l( 数字"组包含快速运用常用数字格式的控件(如图3.9 所示)。
"数字格式"下拉列表包含11 种常用数字格式。额外的选项包含"会计数字格式"下拉列表(用于选择货币格式) , 另加" 百分比样式"和"千位分隔样式"按钮。除此以外，数字组包含一个增加小数位数的按钮，及一个减少小数位数的按钮。

当选择其中一个控件时，活动单元格显示具体的数字格式。在单击这些按钮之前，用户也可选择一系列单元格(或甚至是整行或整列)。如果选择多个单元格， Excel 会将数字格式应用到所有选中的单元格。

3. 使用快捷键格式化数字
另一种应用数字格式化的方式是使用快捷键。表3.1 总结了快捷键组合，可以用于对选中的单元格或区域应用常用数字格式化。注意， Ctrl+ Shift 后面的这些字符都位于键盘的左上部分。

4. 使用"设置单元格格式"对话框设置数字格式
大多数情况下，数字格式可以从"开始"选项卡的"数字"组进行访问。然而，有时需要对数值显示进行更多的控制。Exce l 利用"设置单元格格式"对话框提供了有关数字格式的大量控件，如图3 . 10 所示。对于数字格式的设置，需使用"数字"选项卡。

可以经由几个途径进入"设置单元格格式"对话框模式。选择要设置格式的单元格并实施下列步骤:
选择"开始" ~ "数字"，并单击小对话发射器图标。
选择"开始" ~ "数字"，单击"数字格式"下拉列表，并从下拉列表中选择"其他数字格式"。
右击并从快捷菜单选择"设置单元格格式"。
按Ctri+ l 快捷键。
"设置单元格格式"对话框的"数字"选项卡显示了可选择的单元格格式的12 个分类。当从列表框中选择一个分类时，选项卡右侧显示不同的选项。
"数值"类有三个选项可以控制: 显示的小数位，是否使用千位分隔符，以及如何显示负数。注意"负数"列表框有5 个选项(其中3 个用红色显示负数)，这些选项根据小数位数以及是否选择使用千位分隔符的不同有所不同。

当数字和看起来不正确时
运用于单元格的数字格式不改变数值——只改变数值在工作在中的显示.例如，如果一个单元，格包含数字0.874543 ，用户可能会把它设直显示为87%. 如果该单元格用于一个公式中，" 公式会使用全值( 0.874543 )，而不是显示值0.87.在有些情况下，格式设置会导放Excel 显示计算结果看起来不正确，如相加有小数位的数字.例如，如果数字被设置成只显示两位小数，您可能没有看到在计算中使用的实际值.但由于Excel 在其公式中使用的是会精度的数值，所以两个数值之和看起来就不正确.

下面几种办法可以解决该问题.可以设置单元，格显示支多的小数位数.对于单个数字可以使用ROUND 函数，这样Excel 可以对所设定的小数位数进行四舍五入.或者用户可以指导Excel 更改工作在数位来匹配所显示的格式。访问"Excel 选项"对话框并单击"高级"选项卡.勾选"将精度设为所显示的精皮"复选框(该复选板位于"计算此工作簿时"部分).

选项卡的顶部显示了活动单元格怎样以选择的数字格式显示的一个例子(仅在选中带有数值的单元格时可见〉。做出选择以后，单击"确定"将数字格式应用到所有选中的单元格。

警告:选择"将精度设为所显示的精度"复选框后，将永久改变工作表中的数值以符合屏幕显示的内容.该设直应用于活动工作簿的所有工作表。大多数时候，该选项并不是您想要的。确保您了解使用"将精度设为所显示的精度"复选框的结果。

参考:在第11 章中讨论ROUND 和其他内直函数.

下面是数字格式分类及其注释。
常规:默认格式。数字显示为整数、小数，或者数字太大单元格无法显示时用科学记数法。
数值:可以设置小数位数、选择是否使用逗号分隔千位，以及如何显示负数(用负号、红色、括号或者同时使用红色和括号) 。
货币:可以设置小数位数、选择货币符号，以及如何显示负数(用负号、红色、括号或者同时使用红色和括号) 。该格式总是使用逗号分隔千位。
会计专用: 与货币格式的主要区别在于货币符号总是垂直排列。
日期:可以选择不同的日期格式。
时间:可以选择不同的时间格式。
百分比: 可以选择小数位数并总是显示百分号。
分数: 可以从9 种分数格式中选择一种格式。
科学记数: 用指数符号(E) 显示数字: 2.00E+05=200 000; 2.05E+05=205 000 。您可以选择在E 左边显示小数位。
文本: 当应用于数值时， Excel 会把数值当做文本(尽管看起来像数字)。对于如局部数字这样的项目，该功能是非常有用的。
特殊:包括3 种附加的数字格式(邮政编码、中文小写数字和中文大写数字〉。
自定义:您可以自定义前面没有包括的数字格式。

提示:如果一个单元格显示出一连串的无用标记(如########## )，这通常意味着单元格宽度不够，无法显示选择的数字格式的数值.可以加宽该列或改变数字格式.

3.5.2 添加自定义数字格式
有时想使用不在数字格式分类中的格式显示数字值。那么，应该创建用户自定义的数字格式。

参考:在创建数字格式时， Excel 赋予了用户很大的灵活性一一由于它的内容过于丰富，本书专门有一章(第24 章)来解释它.

4. 使用"设置单元格格式"对话框设置数字格式
大多数情况下，数字格式可以从"开始"选项卡的"数字"组进行访问。然而，有时需要对数值显示进行更多的控制。Exce l 利用"设置单元格格式"对话框提供了有关数字格式的大量控件，如图3 . 10 所示。对于数字格式的设置，需使用"数字"选项卡。

可以经由几个途径进入"设置单元格格式"对话框模式。选择要设置格式的单元格并实施下列步骤:
选择"开始" ~ "数字"，并单击小对话发射器图标。
选择"开始" ~ "数字"，单击"数字格式"下拉列表，并从下拉列表中选择"其他数字格式"。
右击并从快捷菜单选择"设置单元格格式"。
按Ctri+ l 快捷键。
"设置单元格格式"对话框的"数字"选项卡显示了可选择的单元格格式的12 个分类。当从列表框中选择一个分类时，选项卡右侧显示不同的选项。
"数值"类有三个选项可以控制: 显示的小数位，是否使用千位分隔符，以及如何显示负数。注意"负数"列表框有5 个选项(其中3 个用红色显示负数)，这些选项根据小数位数以及是否选择使用千位分隔符的不同有所不同。

当数字和看起来不正确时
运用于单元格的数字格式不改变数值——只改变数值在工作在中的显示.例如，如果一个单元，格包含数字0.874543 ，用户可能会把它设直显示为87%. 如果该单元格用于一个公式中，" 公式会使用全值( 0.874543 )，而不是显示值0.87.在有些情况下，格式设置会导放Excel 显示计算结果看起来不正确，如相加有小数位的数字.例如，如果数字被设置成只显示两位小数，您可能没有看到在计算中使用的实际值.但由于Excel 在其公式中使用的是会精度的数值，所以两个数值之和看起来就不正确.

下面几种办法可以解决该问题.可以设置单元，格显示支多的小数位数.对于单个数字可以使用ROUND 函数，这样Excel 可以对所设定的小数位数进行四舍五入.或者用户可以指导Excel 更改工作在数位来匹配所显示的格式。访问"Excel 选项"对话框并单击"高级"选项卡.勾选"将精度设为所显示的精皮"复选框(该复选板位于"计算此工作簿时"部分).

选项卡的顶部显示了活动单元格怎样以选择的数字格式显示的一个例子(仅在选中带有数值的单元格时可见〉。做出选择以后，单击"确定"将数字格式应用到所有选中的单元格。

警告:选择"将精度设为所显示的精度"复选框后，将永久改变工作表中的数值以符合屏幕显示的内容.该设直应用于活动工作簿的所有工作表。大多数时候，该选项并不是您想要的。确保您了解使用"将精度设为所显示的精度"复选框的结果。

参考:在第11 章中讨论ROUND 和其他内直函数.

下面是数字格式分类及其注释。
常规:默认格式。数字显示为整数、小数，或者数字太大单元格无法显示时用科学记数法。
数值:可以设置小数位数、选择是否使用逗号分隔千位，以及如何显示负数(用负号、红色、括号或者同时使用红色和括号) 。
货币:可以设置小数位数、选择货币符号，以及如何显示负数(用负号、红色、括号或者同时使用红色和括号) 。该格式总是使用逗号分隔千位。
会计专用: 与货币格式的主要区别在于货币符号总是垂直排列。
日期:可以选择不同的日期格式。
时间:可以选择不同的时间格式。
百分比: 可以选择小数位数并总是显示百分号。
分数: 可以从9 种分数格式中选择一种格式。
科学记数: 用指数符号(E) 显示数字: 2.00E+05=200 000; 2.05E+05=205 000 。您可以选择在E 左边显示小数位。
文本: 当应用于数值时， Excel 会把数值当做文本(尽管看起来像数字)。对于如局部数字这样的项目，该功能是非常有用的。
特殊:包括3 种附加的数字格式(邮政编码、中文小写数字和中文大写数字〉。
自定义:您可以自定义前面没有包括的数字格式。

提示:如果一个单元格显示出一连串的无用标记(如########## )，这通常意味着单元格宽度不够，无法显示选择的数字格式的数值.可以加宽该列或改变数字格式.

3.5.2 添加自定义数字格式
有时想使用不在数字格式分类中的格式显示数字值。那么，应该创建用户自定义的数字格式。

参考:在创建数字格式时， Excel 赋予了用户很大的灵活性一一由于它的内容过于丰富，本书专门有一章(第24 章)来解释它.