Excel轻松入门

　　作为微软Office家族的重要组件之一，Excel可以做的事非常多，功能也非常强大。

　　它的基本职能是对数据进行记录、计算与分析。在实际应用中，它小到可以充当一般的计算器，或者记算个人收支情况，计算贷款或储蓄等等;大到可以进行专业的科学统计运算，以及通过对大量数据的计算分析，为公司财政政策的制定，提供有效的参考。

　　或许你早就听说Excel的大名，但几乎没有使用它，所以一直在它的门前徘徊;也许你已经了解Excel的基础，但不知道该如何进一步学习;也许你由于工作所需，要求掌握Excel;也许你出于考试所迫，需要快速了解Excel的很多细节。不管是由于那种情况，本系列课程都能给你一些有益的帮助和启示。

　　本课程用图解的方式从开始介绍Excel的基础的知识、功能和操作，即使是完全没有接触过Excel的读者，也可以轻松学习掌握。后面我们会通过大量的实际运用实例来引导学习，用操作学习过渡到实例学习，这样循序渐进的学习方式过程将充满乐趣，同时更容易获得解决实际问题的能力。期待你的关注!

　　一、Excel可以做什么?

　　作为微软Office家族的重要组件之一，Excel可以做的事非常多，功能也非常强大。它的基本职能是对数据进行记录、计算与分析。在实际应用中，它小到可以充当一般的计算器，或者记算个人收支情况，计算贷款或储蓄等等;大到可以进行专业的科学统计运算，以及通过对大量数据的计算分析，为公司财政政策的制定，提供有效的参考。

　　在实际的行业运用中，教师、企业办公文秘人员、政府审计部门、统计部门和一般的工作人员等等那个都会或多或少的用到Excel。大量的实际应用经验表明，如果能够熟练地使用Excel，将会大大提高我们的学习和工作的效率，运用于商业管理中，直接带来的就是经济效益的提高，还是那句话，花些时间学习Excel是值得的。

　　二、基本概念

　　进入具体的操作性学习之前，这里先说明几个基本的概念，理解这个几个概念是进一步学习的基础。

　　(一) 文件

　　用术语说，文件就是存储在磁盘上的信息实体。用电脑，可以说我们几乎天天都在和文件打交道。对我们初学者来说，要明白文件是有不同的类型的，我们可以通过它的后缀名来区分。就拿微软Office家族来讲，Word创建的文件文档文件后缀名为DOC，Excel创建的工作薄文件后缀名为 XLS，PowerPoint创建的演示文稿文件的后缀名为PPT等。

　　不过类型的文件，需要不同的应用程序才能打开它，有的初学者从别的电脑上复制了一个用Excel创建的工作薄文件到自己的电脑上，可是无论如何也打不开它，后来才明白原因是自己的电脑上没有安装Excel应用程序。

　　所以，要顺利地进行后面的学习，请现在你的电脑上安装Excel 2003，其它版本的Excel虽然可以仿照操作，但是由于本系列课程都是以Excel 2003为蓝本的，因此建议读者朋友尽量使用Excel 2003进行学习。

　　(二) 工作薄和工作表

　　学习和使用Excel，肯定要和两个概念打交道，那就是"工作薄"和"工作表"。前面已经说过，工作薄是一种由Excel创建的文件，而工作表则是工作薄的组成部分。可以这样形象的理解，工作薄是一个笔记本，而工作表是这个笔记本里的每页纸。操作和使用Excel，绝大部分工作是在工作表中进行的。

　　三、Excel的工作环境和基本操作

　　(一) 启动Excel

　　启动Excel2003之前，先要确定你的电脑上已经安装过它。

　　我们可以通过三种方式启动Excel。

　　1、通过开始菜单

　　操作步骤：依次单击桌面上的"开始→所有程序→Mircosoft Office→Microsoft Office Excel 2003"命令(图 1)，一会出现Excel 2003的闪屏，随即可启动Excel 2003。

　　(图1　　图片较大，请拉动滚动条观看)

　　2、通过桌面快捷方式

　　操作步骤：如果在桌面上建立过Excel 2003的快捷方式，则双击该快捷方式的图标即可启动(图 2)。

　　图 2

　　3、通过Excel工作薄文件

　　操作步骤：如果你的电脑中存储有由Excel创建的工作薄文件，则可双击该文件启动Excel。

　　(二) 认识Excel的工作环境

　　启动Excel 2003后，我们将看到Excel的工作窗口。如果你完全是一个新手，那么可能会这个工作环境感觉有点复杂。如有你有使用Office家族中如Word等应用程序的经验，那么应该有点似曾相识的感觉。因为它们的菜单、工具栏、任务窗格和编辑窗口的布局是大体相同的。

　　下面我们来介绍一下这个工作环境的情况。了解各部分的称呼(名称)，如菜单、工具栏、任务窗格等等都是必要的，因为我们后面的操作将使用这些称呼(图 3)。

　　(图3　　图片较大，请拉动滚动条观看)

　　(1) 标题栏 这里显示程序的名称，以及当前工作薄文件的名称。

　　(2) 菜单栏 可以通过选择相应的菜单命令来向Excel发出命令。Excel为了用户便于记忆，将类似的命令分门别类地放到同一菜单项目中，菜单可以根据自己的习惯定制。

　　(3) 工具栏 可以通过单击相应的按钮来向Excel发出相应的命令。工具栏可以根据自己的习惯定制。

　　(4) 公式栏 在单元格中输入数据或公式后，将在这里显示输入的内容。对输入数据或公式的编辑在这里进行相当方便。

　　(5) 列标题 从A到IV的256个字母。每个字母代表工作表256列中的一列，从按英文字母顺序A开始到Z，Z之后是AA，AB，AC，依此类推到AZ。AZ之后是BA，BB，BC，依此类推到BZ，最后一列是IV。单击列标题可以选中整列。

　　(6) 活动单元格指示器 这个黑色边框的指示器代表当前活动的单元格，所谓活动，即当前被选中的单元格。

　　(7) 行标题 从1到65536的数字，每个数字代表工作表的一行。单击行标题可选中整行的单元格。同时，由于有256列，则Excel工作表的单元格总数为 256×65536=16777216个，我们用列标题和行标题就可以确定一个单元格，如A4，代表第A列，第4行那个单元格，其余依次类推。

　　(8) 任务窗格 这是2002版本开始出现的新特性，方便快速选择相关的任务，例如新建工作薄、使用剪贴板等。

　　(9) 垂直滚动条 使用该滚动条可以垂直滚动工作表。

　　(10) 水平滚动条 使用该滚动条可以水平滚动工作表。

　　(11) 工作表标签 每个标签代表工作薄中不同的工作表，每个工作表的名称都显示在标签上，选择单击标签即可切换到相应工作表。一个工作薄可以包含任意数量的工作表，但是为了方便管理，工作表数量最好不要太多。

　　(三) 使用Excel的菜单和工具栏

　　要想熟练地使用Excel完成自己的任务，菜单和工具栏是必须掌握的。

　　我们要让Excel做事，必须向它发出命令。发出命令的方法通常有四种：使用菜单、使用快捷键、使用快捷菜单和使用工具栏。

　　下面通过一个具体任务的操作进行说明。

　　任务：在A1单元格中输入字符"语文"，并把该内容复制到A5单元格。

　　1 使用菜单

　　操作步骤：

　　(1) 选中A1单元格在其中输入"语文"，可以看到单元格中的插入点光标还处于闪动状态，Excel等待我们输入其它的内容，因为确认输入完毕，则按下键盘回车键，可以看到活动单元格指示器跳到B1单元格。

　　(2) 现在用鼠标单击A1单元格，可以看到活动单元格指示器重新回到A1单元格，这时单击菜单"编辑"，在展开的菜单选项中选择"复制"命令(图 4)，可以看到A1单元格周围出现黑白相间的滚动条，表示复制命令已被执行。

　　图 4