妙用WPS表格2005完成新生分班工作

　　新学期开始前，学校都要对新生进行分班。我利用wps2005表格迅速而圆满地完成了任务。怀瑾握瑜，不敢自专，现将具体操作过程介绍如下。

　　第一步：听取要求、领会精神

　　校长对初一新生的基本情况做了简单介绍：新生共371人，其中男生200人，女生171人。分班要求如下：1、新生共分8个班，其中1-6班为普通班，7、8班为重点班；2、要求各班人数尽可能相同，且每班的男女生比例相当；3、两个重点班每班46人，要将男女生中的前30名(共60名学生)平均分入两个重点班。4、两个重点班其余16名学生的成绩应与普通班前16名学生的成绩大体相当。5、两个重点班之间、6个普通班之间学生成绩及各个分数段人数基本持平。6、按要求对部分关系户子女进行照顾，关系户子女大致可分为以下三种情况：第一种，点名要求进入某教师所带的重点班；第二种，进入任何一个重点班均可；第三种，如果按成绩排进不了重点班，则进入某教师所带的普通班。

　　明确了分班要求以后，我打开工作薄，在“总分”单元格右侧的“I2”单元格内输入“备注”，并对照收集到的信息，将关系户子女的情况输入到与该生信息所对应的单元格内(如图1)。

图1

　　第二步：计算总分、排出名次

　　要想按要求完成分班任务，需要先将每位新生的总分计算出来，并按照总分进行排名，操作如下：

　　1、用鼠标单击“H3”单元格，再单击常用工具栏上的“自动求和”命令，你会发现在编辑栏里已经自动出现了相应公式“=SUM(E3:G3)”(如图2)，敲回车键确定后，第一位学生的总分已经被计算出来了。

图2

　　2、将鼠标移到“H3”单元格右下角的填充柄(该单元格右下方的黑色小方块)上(如图3)，当鼠标指针变为十字形时按住鼠标左健并向下拖动到与最后一位新生总分对应的单元格，松开鼠标以后，你会发现所有新生的总分都已经被计算出来了。

图3

　　3、用鼠标单击“H2”单元格，再单击常用工具栏上的“降序排序”命令。瞧，全体新生的总分排序已经完成(如图4)，不过是男女生混合大排名。

图4

　　4、接着用鼠标单击“D2”单元格，再单击常用工具栏上的“降序排序”命令。瞧，这一次是先按照总分高低对女生排序，再按照总分高低对男生排序(如图5)。

图5

　　第三步：合理轮回、初定班级

　　先在“J2”单元格内输入“班级”，然后再进行如下操作：

　　1、由于男女生的前30名要均衡分入两个重点班，所以我们先在“J2”单元格下面依次输入“7班、8班、8班、7班……”，将女生中的前30名分入两个重点班(如图6)，再拖动右侧的滚动条，找到与男生前30名对应的单元格，依次输入“8班、7班、7班、8班……”，将男生中的前30名也分入两个重点班。

图6

　　2、现在两个重点班都还差16名学生，按照校长所讲的分班要求，这16名学生与其他班级前16名学生的成绩应大体相当，所以我们接下来执行以下操作：在“J33”(女生第31名所对应的单元格)到“J96”单元格中依次输入“8班、7班、6班、5班、4班、3班、2班、1班、1班、2班、3班、4班、5班、6班、7班、8班……”将这64名女生均匀分入8个班级；再在“J204”(男生第31名所对应的单元格)到“J267”单元格中依次输入“1班、2班、3班、4班、5班、6班、7班、8班、8班、7班、6班、5班、4班、3班、2班、1班……”将这64名男生均匀分入8个班级。

　　3、现在两个重点班学生已经初步分配完毕，但6个普通班均只分配了16名学生，尚需将其余学生均衡地分入这6个普通班中。我们继续执行如下操作：在“J97”到“J173”(最后一名女生所对应的单元格)单元格中依次输入“1班、2班、3班、4班、5班、6班、6班、5班、4班、3班、2班、1班……”将剩余的77名女生均匀分入这6个班级；再在“J268”到“J373”(最后一名男生所对应的单元格)单元格中依次输入“6班、5班、4班、3班、2班、1班、1班、2班、3班、4班、5班、6班……”将剩余的106名男生也均匀分入这6个班级。

　　4、拖动鼠标选中第2行的相应单元格，再依次单击“数据”菜单里的“筛选/自动筛选”命令(如图7)，该行各单元格右侧均出现一个箭头(如图8)；单击“班级”右侧的箭头，在弹出的下拉菜单中单击“1班”，该班级所有学生的名单就显示出来了，我们只要将这些学生的名单复制下来，插入一个新的工作表并执行粘贴操作，再重复上述操作，便可初步完成分班工作。

图7

图8

　　但是，由于我们在这轮分班过程中没有考虑关系户子女的问题，所以接下来还需对个别学生的班级进行调整。

　　第四步：手工调整、确定分班

　　出于种种原因，学校在分班过程中，需要考虑部分关系户的要求。个别关系户的要求在刚才的分班过程中已经得到了满足(如女生4)，就无需考虑了。对于其他关系户，只需根据实际情况进行调整即可。以男生31为例(该生要求进入重点班，却被分进了6班，需要进行适当调整)，调整思路如下：

　　1、察看该生基本信息，为方便读者比较，现将该生信息列表如下(表一)：

　　2、了解重点班中与该生性别相同、且总分最为接近的学生情况，现将相关学生信息列表如下(表二)：

　　3、如果不需考虑其他因素，只需将男生31与表二中任一学生进行对调即可。

　　第五步：分析结果、汇总上报

　　分班工作已经基本结束，究竟能否满足校领导的要求，我们可以通过数字来说明。

　　1、插入一个新的工作表，将1-8班学生的基本信息复制到该工作表中，拖动鼠标选中所有学生的基本信息(如图9)。

图9

图10

　　2、单击“数据”菜单里的“分类汇总”命令，在弹出的“分类汇总”对话框中，设置“分类字段”为“班级”，“汇总方式”为“平均值”，“选定汇总项”为“语文、数学、英语、总分”，保持其他选项不变(如图10)，单击“确定”按钮；如果细心的话，此时您会发现在工作表的左侧会出现分级显示的控制按钮(如图11)，单击标有“2”的符号按钮，使工作表中的数据处于第二显示级别，您可以看到8个班各学科及总分的平均值(如图12)，加以比较后，你会发现1-6班的各类成绩之间、7-8班的各类成绩之间虽然存在差距，但这种差距是非常小的，分班结果基本达到了校领导的要求。

图11

图12

　　3、请校领导审阅后，如果没有异议，即可正式打印，张贴公示。