巧用WPS表格2005分列工具 提高工作效率

　　进行文本数据导入

　　有些时候，企业的人事管理系统导出的数据只能是文本格式文件，如*.txt、*.csv等文件，如果企业需要将这类文件导入到WPS表格中进行统计，但这类数据往往都会包含如“身份证号”这样的超过15位的数字，如图 1所示。

图1 人事档案文本文档

　　通过下面介绍的方法，可以完整地导入此类数据。具体操作方法如下：

　　步骤1　启动WPS表格新建一个空白工作表，首先复制“人事档案.csv”文档中所有文本内容，选定工作表中A1单元格后，按下组合键，将数据粘贴到数据表中，如图 2所示。

图2 原始数据粘贴到工作表

　　骤2　选择“数据|分列”菜单项，打开“数据分列向导”对话框，选择“分隔符号”单选框，如图 3所示。

图3 “文本分列”向导

　　步骤3　点击“下一步”按钮，在分隔符号中选择“逗号”复选框，其他设置为默认值，如图 4所示。

图4 “文本分列”向导-选择分隔符号

　　步骤4　点击“下一步”按钮，由于第5列为“身份证号码”，因此单击“第5列”标签，设置数据格式为“文本”，如图 5所示。

图5 “文本分列”向导-设置身份证号码为“文本格式”

　　步骤5　最后点击“完成”按钮，将数据完整导入工作表中，如图 6所示。

图6 完成“数据分列”最终结果

　　数据格式转换

　　很多时候，用户希望将工作表中的数值数据转换为“文本格式”的数据，如：学员学号、员工编号等数据，但仅仅通过“单元格格式”设置为“文本”却不能真正地将数据转换，用户必须重新编辑单元格后才能真正转换为“文本格式”。

　　但目前的“分列”工具可以用户解决这种问题，具体步骤如下：

　　步骤1　首先选择需要转换的单元格区域，如图 7所示的A列“学号”数据列。

图7 选择转换区域

　　步骤2　选择“数据|分列”菜单项，打开“数据分列向导”对话框，如图 8所示。

图8 数据分列向导

　　步骤3　不做任何设置，两次点击“下一步”按钮，进入步骤3对话框，如图 9所示。

图9 将“数据格式”设置为“文本”

　　步骤4　点击“完成”按钮，实现将“学号”转换为文本数据，最终用户可以选择“学号”列，并查看工作表中“状态栏”上的求和结果，如果为“求和=0”，即表明转换成功。

　　小结：

　　1.通过“数据分列”工具可以实现将身份证号、银行帐号等长数字数据导入工作表。

　　2.使用“数据分列”工具可以批量将整列数据格式(常规、文本和日期格式)进行转换。

　　适用范围:

　　适用于WPS Office 2005(751)以上版本。