使用“比较并合并文档”功能合并Word

2024-08-22 13:37:19

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供稿：网友

在使用Word编辑文档的过程中，经常需要将不同版本的两篇或多篇Word文档合并起来。例如在公文编撰过程中，经常安排专人负责审阅工作。审阅文档时常常不是采用插入批注的方式，而是直接在文档上进行修改，并另存为不同的文件名。完成审阅工作以后，用户可以使用Word中提供的“比较并合并文档”功能将修改后的文档与原文档合并。快速比较并合并不同版本的Word文档的方法如下所述。将同一篇Word文档保存为两个版本，其中一个版本经过审阅和修改：一个原文档名为“文档.doc”，另一个是审阅后的文档名为“文档1.doc”，具体操作步骤如下。第1步，运行Word 2003，并打开原文档“文档.doc”。第2步，依次执行“工具→比较并合并文档”菜单命令，打开“比较并合并文档”对话框。选中审阅后的文档“文档1.doc”，然后单击“合并”按钮，如图1所示。图1 “比较并合并文档”对话框这时Word就会在第2个文档中标记出与原始文档不同的地方，比如删除和内容、改变的格式、插入的内容等，并用红色的批注框显示出来，框内用文字说明两个文档的不同，如图2所示。图2 Word列出两个文档中的不同之处而且在第2个文档中还会出现“审阅”工具栏，如图3所示。图3 “审阅”工具栏第3步，首先要做的是按顺序查看文档中的批注框，然后根据需要做出决定。例如图2中的第1个批注框，在上面单击右键，弹出如图4所示的菜单，如果同意修改，则选择“接受删除”，如果不同意，则选择“拒绝删除”。图4 右键菜单(1)不同的批注，右键菜单中的命令也会有所不同。例如右键第3个批注框，弹出的右键菜单会如图5所示。这时则选择“接受格式更改”或“拒绝格式更改”。图5 右键菜单(2)第4步，如果不使用右键菜单，也可以在将插入点定位到某批注框后，单击“审阅”工具栏中的“接受所选修订”按钮或“拒绝所选修订”按钮。第5步，接受或拒绝一个批注后，可以单击“审阅”工具栏中的“前一处修订或批注”按钮或“前一处修订或批注”按钮查看前一处或后一处批注，继续审阅。也可以单击“审阅”工具栏中的“审阅窗格”按钮，在文档窗口底部打开审阅窗格，通过它可以快速查看文档中的批注，如图6所示。再次单击该按钮，或者双击文档窗口与审阅窗格之间的分界栏，可以将审阅窗格关闭。图6 使用审阅窗格第6步，如果要接受所有批注，则可以单击“接受所选修订”按钮右侧的向下小箭头，然后从弹出菜单中选择“接受对文档所做的所有修订”。如果要拒绝所有批注，则单击“拒绝所选修订”按钮右侧的向下小箭头，然后从弹出菜单中选择“拒绝对文档所做的所有修订”。第7步，当文档中的不同之处全部审阅完毕，按Ctrl S保存文件即可。经过上述操作，即可将一篇文档的两个不同版本合并到一起。

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