Word2007中文档审阅工具使用技巧

　　新旧对比

　　Word2003：审阅仅仅为一项辅助功能且只能进行简单的文档比较、合并项目操作。

　　Word2007：审阅已经成为一个主要工具，大大增强了功能，可以比较合并不同版本或作者的文档，集成了文档保护功能。

　　在Word2007中，进行文件的审阅工作，主要包括将原文件保存在共享文件夹、领导审阅文档以及比较合并文档等操作。

　　共享欲审阅文档

　　由于这几年公司已经建立比较完善的局域网，因此张洁就将文件的存放位置选在一个共享文件夹中，这样公司的王经理通过打开共享文件夹中的文件就可以进行审阅了。在“保存类型”中选择“word97-2003文档（*.doc）”文件格式，单击“保存”按钮即可。

　　小提示：由于Word2007默认采用的文件格式docx并不被以前版本的Word所兼容，为了保证能够在老版本Word的电脑上正常打开此文档，保存文档时，尽量采用老版本格式，即doc文件类型。

　　专业化的审阅操作

　　当王经理需要审批张洁所报送的文件时，使用Word2007打开共享文件夹中的“2007年第四季度营销计划书”，然后单击菜单栏上的“审阅”菜单，即可弹出“审阅”浮动工具面板，在其中王经理就可以进行文件的修改以及添加批注等操作了（图1）。

　　图1

　　1.启用修订功能

        王经理在阅读这个文件过程中，看到一些地方不恰当，因此需要进行修改，单击“审阅”浮动工具面板中的“修订”按钮，就可以进入文件的修订状态了。

　　在修订过程中，王经理觉得在文件右侧的批注框太多，反而显得文件凌乱不堪，这时候他单击“批注框”按钮，然后选择“仅在批注框中显示批注和格式”命令（图2），这样对文档的插入、删除等操作会直接在文档中予以标记，而不会显示批注框，批注框中只显示新增加的批注以及格式的修改等操作。

　　图2

　　新特性：相对Word2003来说，Word2007在标记的显示方式上变化很大，Word2003只能够显示“最终状态”、“原始状态”两个选项，而单击Word2007工具面板上的“显示已审阅”按钮，就会列出四种显示方式：显示标记的最终状态、最终状态、显示标记的原始状态、原始状态（图3）。其中Word2007 的“显示标记的最终状态”、“显示标记的原始状态”与Word2003的“最终状态”、“原始状态”功能相同，而Word2007新增加的“最终状态”、“原始状态”，能够直接查看文档未修改前或者修改后，且没有显示标记的文档状态。