用Word公式为折页文件设置自动页码

在日常办公中，经常需要用Word打印一些需要折叠的文件(比如数量很少的说明书、员工手册等，A4纸对折为32开规ge装订的情况最多)，我们在“页面设置”中把页面变成横向后，使用Word的“分栏”功能很容易排出这样的版面(如图1)。但是在给这些文件插入页码的时候问题就出现了：因为我们所规定的两页对于Word来说其实是一页，所以Word的插入“页码”在这里就失效了。如果这时候要为每个页面(不是Word的页面)插入页码，当然可以在“页眉和页脚”视图中采用手动插入的方式实现，但是如果文档长度很长，这种手动的方式就非常吃力了。

图1

笔者经过反复摸索，发现我们可以在Word里面使用域的公式为分栏的页面根据栏数实现自动页码功能。首先我们分析这个自动编码的算法：假设分为n栏、在每个Word页面中要插入n个页码，假设Word的页码为m，那这一页要插入页码就应该是n*m-(n-1)、n*m-(n-2)、n*m-(n-3)……n*m-(n-n)，比如说三栏的情况下，第二个Word页面要插入3*2-(3-1)、3*2-(3-2)、3*2-(3-3)即4、5、6这三个页码。

自动编排页码的算法搞清楚了，接下来就看我们看如何实现这个功能。在“域”当中，PAGE是可识别的变量，后来经过探索发现，如果我们把该页的Word页码定义为书签PAGENUM(或其他任何合法的名称)，我们在插入“域”公式时就可以使用PAGENUM作为想插入的人工页码的“依据”变量了。

以一个三栏的Word文档为例：首先我们还要利用Word的页面编码作为变化的依据，我们在“插入”菜单中选择“页码”，然后在“页眉和页脚”视图中选中这个页码，再在“插入‘书签”中给这个页码一个名字叫做“PAGENUM”(如图2)，点“添加”按钮。

图2

回到"页眉和页脚"视图中，在"插入"菜单中点"域"后弹出如图对话框(如图3)，在"域名"中选中"=(Formula)"(如果列表中没有出现这个选项可以在"类别"下拉菜单中选中"全部")，然后点击右侧出现的"域属性"中的"公式"按钮，出现输入公式的对话框(如图4)，在"公式"中输入"=3*PAGENUM-(3-1)"，然后确定，这样我们就为第一个栏输入了页码。

用同样的方法为第二栏、第三栏分别输入"=3*PAGENUM-(3-2)"、"=3*PAGENUM-(3-3)"的公式，把它们用空格键或Tab键分割后调整到合适的位置(如图5)，这样我们的工作就完成了，所有的Word页面在页脚中都插入了以栏为单位的"页码"，而且在不同的Word页面中自动变化。有兴趣的读者可以点中这些"页码"、按右键菜单中的"切换域代码"，你会发现这些域里面的公式就会以原始的形式展现在你的面前。

图3

图4

图5

最后，我们把此前插入的Word页码变为不可见(注意：千万不要删除，否则PAGENUM的变量就没有了，Word会重新给出"!未定义的书签，PAGENUM"的提示)。选中这个Word页码，将它的字体颜色变为与底色相同的颜色(默认为白色)。我们在"文件"菜单中选取"打印预览"，发现最终打印出来的文件完全符合我们的希望。