数据在Access与Office组件间自由流动

access是office组件的重要成员，其主要功能是数据库的管理和应用。由于其普及率和易用性都不及其他成员，所以大家常常会觉得access的操作不太方便。如果我们能够实现access与office组件其他成员之间进行数据交流，就能达到取长补短、提高工作效率的目的。

在word中打开access的表

如果想把access中的表转换成为word中能够读取的文件格式，以便利用word进行处理，可以采用以下3种方式：

一、利用剪贴板

在access中，打开要转换的表并查询。将鼠标指针拖过所选记录的行选择器（在窗口的最左端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向右方向的箭头），可以选择一组记录；将鼠标指针拖过所选字段的字段选择器（在窗口的最上端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向下方向的箭头），可以选择一组字段；当用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交叉处时，可选中所有记录或者说是选中所有字段。进行上述3种情况之一的选择以后，再单击工具栏上的“复制”，将所选内容复制到剪贴板中。随后打开word，单击工具栏上的“粘贴”，即可将access表或者查询结果复制成word表格。如果您觉得被复制进来的深色底纹表头影响视觉效果，可以选中该行后，执行“格式”菜单下的“边框和底纹”命令，再选择“底纹”*“无填充色”。

二、导出为rtf文件

在access中，打开要转换的表或者查询结果，选择“文件”*“导出”，将“保存类型”指定为“rich text format”。在word中，执行“文件”菜单下的“打开”命令或者直接按下工具栏上的“打开”按钮，在随后弹出的“打开”对话框中，单击“文件类型”旁边的下拉列表，将其指定为“rtf格式”，找到前面保存的rtf文件双击即可打开。

三、直接插入数据库

在word中，单击“视图”＊“工具栏”，选中“数据库”（或者将鼠标置于word窗口的菜单栏或工具栏上右击，在弹出的快捷菜单中选中“数据库”一项），并在word中打开access的表或者查询结果，单击新增加出来的“数据库”*“插入数据库”*“数据库”*“获取数据”，将文件类型指定为“ms access数据库”，选中一个数据库文件中的表或者查询，再单击“插入数据”即可。

将word中的表格导入access中

在word中可以对access转换过来的表格自如地进行编辑，然后再将处理好的表格重新导入access中。可以通过2种办法在access中使用word表格的数据。

一方面，通过剪贴板。其方法是在word中选中表格的若干行或若干列（当然，也可以单击表格左上角的“选择”工具，选中表格所有数据）后，单击工具栏上的“复制”，然后再打开access中的表或者查询结果，点击工具栏上的“粘贴”，将表格数据复制过来。

另一方面，通过文本文件作为过渡。用户可以分成两步来做：第—步，先把word中的表格转换成纯文本文件；第二步，在access中导入文本文件。具体操作方法是，在word中选中表格，依次执行：表格转换成文字，然后选择“文件”*“另存为”*“保存类型”*“纯文本”；在access中依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“文本文件”。

excel中导入access数据

可以使用3种方法将access中的表或者查询导入excel中。

一、利用剪贴。

其操作方法与导出为word表格相同。

二、将access数据导出为excel文件

具体操作方法为：在access中选中表或者查询，执行“文件”*“导出”命令，将“保存类型”指定为“microsoft excel97-2000”，在excel中直接双击该文件即可将其打开。

三、直接在excel中打开

操作方法是依次执行：数据获取外部数据新建数据库查询（由于典型安装中不包括该功能，所以当第一次使用时系统会提示安装），在随后打开的“选择数据源”对话框中，将“新数据源”指定为“msaccess datebase”即可。

将excel工作表导入access

利用excel方便的自动输入功能和强大的数据处理功能对access导入的数据进行一番处理之后，再将其转换成access文件，无疑是实际工作中使用最多的一种方法。

access中导入excel文件的操作与导入文本文件相同，只要在access中依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“microsoft excel”即可。当然也可以通过方便快捷的剪贴板完成（操作方法与word表格导入access表相同）。

access文件与html文档的相互转换

要将access文件转换成html文档（超媒体文档），可以在access中选择“文件”*“导出”*“保存类型”*“html文档”。可以用microsoft frontpage或其他网页编辑软件打开该文档进行编辑修改。

与导入文本文件和excel文件方法相同，要在access中导入html文档，只要依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“html文档”即可。

在不同的access文件之间进行数据共享

如果新建的表与已经存在的表中部分字段或部分记录相同，显然可以通过共享原有表中的数据来提高工作效率。而且被共享的表既可以与新建表在同一数据库内，也可以不在同一数据库内。具体共享方式有3种：

一、利用剪贴板

在数据库窗口中，右击需要备份的表或者查询，在快捷菜单中选择“复制”命令，在需要复制的地方右击鼠标后选择“粘贴”命令，根据需要选择“只粘贴结构”、“结构和数据”还是“将数据追加到已有的表”。当然，也可以打开要转换的表或者查询，直接选中部分记录或部分字段，将其复制到其他的表或查询中。

二、直接导入access对象

具体操作步骤是，依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“microsoft access”，这样就可以将当前数据库或其他数据库中的对象导入。

三、利用链接表

利用链接表的共享操作同上类似，依次执行：文件获取外部数据链接表，将“文件类型”指定为“microsoft access”，找到相应的表后将其链接进来。和上面直接导入的区别在于，链接进来的表的数据会随原始表数据同步变化，而导入则不会。

其实，在使用链接表时，如果将“文件类型”分别指定为“microsoft excel”、“文本文件”或“html文档”，也可以分别将这些文件导入access，且导入的表中数据会随着原始数据的变化而变化。