Excel中的功能使用：数据有效性

Excel是广大办公人员用来进行数据分析与处理的一款辅助办公软件，数据有效性是Excel中的一项基础功能，我们会经常用到并且它的实用性很强。对于它的使用也许你并不陌生，但你对它的了解可能并没有你所能想到的深入，接下来就带你全面的走进“数据有效性”，以下是在Excel表格中如何全面使用“数据有效性”功能的介绍。

Excel中数据有效性的两个基本功能

数据有效性是对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制。对于符合条件的数据，允许输入；对于不符合条件的数据，则禁止输入。

它的控制方法包括两种：一种是限定单元格的输入条件，在用户输入上进行验证（输入前）；另一种是在现有的数据当中进行有效性检验，在数据输入完成后再进行把控（输入后）。

1、输入条件的限制

例如我们希望在A1：A10单元格区域的数据输入条件进行限制，只允许输入1-20的整数。

操作方法：选择中单元格区域A1：A10，【数据】—【数据工具】，单击【数据有效性】

在打开的【数据有效性】对话框中，单击【设置】选项卡，在【允许】下拉菜单中选择【整数】，在下方的【数据】下拉列表中选择【介于】选项，然后在【最小值】中输入“1”，在【最大值】中输入“20”，最后单击【确定】按钮关闭对话框完成设置，如下图所示：

在完成之后，当我们在A1：A10中输入的不是1-20的整数时，都会自动弹出窗口阻止用户输入，如我们输入23，就会显示下图所示：

通过这样的设置，我们就能有效地对数据输入环节进行把控，尽量避免数据输入错误。但是要注意的是，数据有效性仅对手动输入的数据能够进行有效性验证，对于单元格的直接复制粘贴或外度数据导入无法形成有效控制。

2、现有数据的检验

通过数据有效性如何对已经输入的数据进行检验呢？如下图，我们已经输入了学生姓名和成绩，有效数据范围为60—100，不在有效数据范围内的需要重考，请检验出不符合有效数据范围的成绩。

操作方法：选择中单元格区域 A1：B6（输入内容区域）——进行数据有效性条件的设置（整数，60-100）——在【数据有效性】下拉菜单中选择【圈释无效数据】，结果如下图所示：

我们会发现，不在数据范围内的数据就会被红色圈标示出来，异常数据就这样被找到了。而如果要清除红色圈的标示，在【数据有效性】下拉菜单中选择【清除无效数据标识圈】即可。

数据有效性条件的复制和更改

只粘贴数据有效性条件而不包含数据和格式等内容：选择性粘贴

操作方法：复制—粘贴（下拉按钮中选）—选择性粘贴（对话框）—有效性验证

批量修改数据有效性条件：

对于设置了同样的数据有效性条件的单元格，如果要对设置条件进行批量修改，勾选一下就可以了。勾选哪呢？！见下图：

以上就是Excel中数据有效性的两个基本功能介绍，希望对大家有所帮助（了解更多Excel功能使用，关注vevb.com）。