巧用Excel进行格式大变身

在日常工作中，经常会碰到一些文档格式转换的问题，下面笔者就来为大家介绍一下如何轻松将txt或者doc格式的文档转换成Excel电子表格文档的小窍门。

纯文本文件转换成电子表格

　　第一步：用鼠标右键新建一个Excel文档（新建 Microsoft Excel 工作表）并打开它，然后在新建好的文档中选择菜单栏中的“文件/打开”命令或直接点击工具栏中的“打开”小图标，这时会弹出如下的对话框。在该对话框中选中需要进行格式转换的文本文件，如果看不到文本文件就在该对话框的“文件类型”一栏中选择“文本文件”或“所有文件”即可找到。

　　第二步：选中文件单击“打开”按钮就会进入“文本导入向导 — 3步骤之1”对话框。在“文本导入向导 — 3步骤之1”对话框中给用户提供了两种不同的文件类型，这时就要根据具体情况来选择合适的文件类型。如果文本文件的数据里含有标点符号、空格或其它特殊符号可选择“分隔符号”一栏；如果该文件的数据中没有分隔符且格式排列整齐就选择“固定宽度”。同时，在该对话框的“导入起始行”中还可以对需要导入的数据范围进行选择，如用户只需要该文本文件从第n行开始的数据内容，则可在该项中选择数字n，这时Excel只会从文本文件的第n行开始进行数据导入而将第n行之前的所有数据忽略掉。
 

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　　该项是复选框，用户可以根据需要结合下面的预览效果选择合适的分隔符，供选择的分隔符有：Tab键、分号、逗号、空格，如有其它符号则选“其它”选项并输入该符号即可；如果在步骤1中选择的是“固定宽度”，在步骤2中就要通过修改分列线来调整列间隔.这时在步骤2对话框的“数据预览”项中会自动出现一些向上的箭头，每一个箭头就相当于一个列分隔符，单击预览框的任意位置则增加一个箭头，双击某个箭头则删除该箭头，按住某箭头进行拖动即可对该箭头的位置进行调整。

图4　第四步：按“下一步”进入“文本导入向导 — 3步骤之3”对话框，对每列的数据类型进行设置。单击“数据预览”框中的任意列，然后在右上角“列数据格式”单选项中选择相应的格式类型，如果用户不需要某列，也可在此选择“不导入此列”。

　　第五步：最后单击“完成”，一个纯文本文件即转换成了电子表格文档，在Excel中再对表格宽度进行适当的调整即可。

　　另外，用户也可选择Excel菜单栏中的“数据/导入外部数据/导入数据”选项进行数据导入。

doc文档转换成电子表格

　　doc格式的文档与纯文本文件不同的是，前者是有格式设定的，而后者是纯文本的，用户在进行doc格式的文档转换成Excel电子表格文档的操作时并不需要原有的格式，那么最简便的方法就是先将doc格式的文档转换成纯文本形式，再进行转换。

　　第一步：打开word文档，按“Ctrl A”全选该文档，或拖动鼠标选中需要转换的文档内容；按“Ctrl C”或单击鼠标右键复制。