数据在Access与Office组件间自由流动

2020-03-24 17:20:39

字体：大中小

来源：转载

供稿：网友

Access是Office组件的重要成员，其主要功能是数据库的管理和应用。由于其普及率和易用性都不及其他成员，所以大家常常会觉得Access的操作不太方便。如果我们能够实现Access与Office组件其他成员之间进行数据交流，就能达到取长补短、提高工作效率的目的。在Word中打开Access的表如果想把Access中的表转换成为Word中能够读取的html' target='_blank'>文件格式，以便利用Word进行处理，可以采用以下3种方式：一、利用剪贴板在Access中，打开要转换的表并查询。将鼠标指针拖过所选记录的行选择器（在窗口的最左端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向右方向的箭头），可以选择一组记录；将鼠标指针拖过所选字段的字段选择器（在窗口的最上端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向下方向的箭头），可以选择一组字段；当用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交叉处时，可选中所有记录或者说是选中所有字段。进行上述3种情况之一的选择以后，再单击工具栏上的“复制”，将所选内容复制到剪贴板中。随后打开Word，单击工具栏上的“粘贴”，即可将Access表或者查询结果复制成Word表格。如果您觉得被复制进来的深色底纹表头影响视觉效果，可以选中该行后，执行“格式”菜单下的“边框和底纹”命令，再选择“底纹”*“无填充色”。二、导出为RTF文件在Access中，打开要转换的表或者查询结果，选择“文件”*“导出”，将“保存类型”指定为“Rich Text Format”。在Word中，执行“文件”菜单下的“打开”命令或者直接按下工具栏上的“打开”按钮，在随后弹出的“打开”对话框中，单击“文件类型”旁边的下拉列表，将其指定为“RTF格式”，找到前面保存的RTF文件双击即可打开。三、直接插入数据库在Word中，单击“视图”＊“工具栏”，选中“数据库”（或者将鼠标置于Word窗口的菜单栏或工具栏上右击，在弹出的快捷菜单中选中“数据库”一项），并在Word中打开Access的表或者查询结果，单击新增加出来的“数据库”*“插入数据库”*“数据库”*“获取数据”，将文件类型指定为“MS Access数据库”，选中一个数据库文件中的表或者查询，再单击“插入数据”即可。将Word中的表格导入Access中在Word中可以对Access转换过来的表格自如地进行编辑，然后再将处理好的表格重新导入Access中。可以通过2种办法在Access中使用Word表格的数据。一方面，通过剪贴板。其方法是在Word中选中表格的若干行或若干列（当然，也可以单击表格左上角的“选择”工具，选中表格所有数据）后，单击工具栏上的“复制”，然后再打开Access中的表或者查询结果，点击工具栏上的“粘贴”，将表格数据复制过来。另一方面，通过文本文件作为过渡。用户可以分成两步来做：第—步，先把Word中的表格转换成纯文本文件；第二步，在Access中导入文本文件。具体操作方法是，在Word中选中表格，依次执行：表格转换成文字，然后选择“文件”*“另存为”*“保存类型”*“纯文本”；在Access中依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“文本文件”。Excel中导入Access数据可以使用3种方法将Access中的表或者查询导入Excel中。一、利用剪贴。其操作方法与导出为Word表格相同。二、将Access数据导出为Excel文件具体操作方法为：在Access中选中表或者查询，执行“文件”*“导出”命令，将“保存类型”指定为“Microsoft Excel97-2000”，在Excel中直接双击该文件即可将其打开。三、直接在Excel中打开操作方法是依次执行：数据获取外部数据新建数据库查询（由于典型安装中不包括该功能，所以当第一次使用时系统会提示安装），在随后打开的“选择数据源”对话框中，将“新数据源”指定为“MSAccess Datebase”即可。将Excel工作表导入Access利用Excel方便的自动输入功能和强大的数据处理功能对Access导入的数据进行一番处理之后，再将其转换成Access文件，无疑是实际工作中使用最多的一种方法。Access中导入Excel文件的操作与导入文本文件相同，只要在Access中依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“Microsoft Excel”即可。当然也可以通过方便快捷的剪贴板完成（操作方法与Word表格导入Access表相同）。Access文件与HTML文档的相互转换要将Access文件转换成HTML文档（超媒体文档），可以在Access中选择“文件”*“导出”*“保存类型”*“HTML文档”。可以用Microsoft FrontPage或其他网页编辑软件打开该文档进行编辑修改。与导入文本文件和Excel文件方法相同，要在Access中导入HTML文档，只要依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“HTML文档”即可。在不同的Access文件之间进行数据共享如果新建的表与已经存在的表中部分字段或部分记录相同，显然可以通过共享原有表中的数据来提高工作效率。而且被共享的表既可以与新建表在同一数据库内，也可以不在同一数据库内。具体共享方式有3种：一、利用剪贴板在数据库窗口中，右击需要备份的表或者查询，在快捷菜单中选择“复制”命令，在需要复制的地方右击鼠标后选择“粘贴”命令，根据需要选择“只粘贴结构”、“结构和数据”还是“将数据追加到已有的表”。当然，也可以打开要转换的表或者查询，直接选中部分记录或部分字段，将其复制到其他的表或查询中。二、直接导入Access对象具体操作步骤是，依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“Microsoft Access”，这样就可以将当前数据库或其他数据库中的对象导入。三、利用链接表利用链接表的共享操作同上类似，依次执行：文件获取外部数据链接表，将“文件类型”指定为“Microsoft Access”，找到相应的表后将其链接进来。和上面直接导入的区别在于，链接进来的表的数据会随原始表数据同步变化，而导入则不会。其实，在使用链接表时，如果将“文件类型”分别指定为“Microsoft Excel”、“文本文件”或“HTML文档”，也可以分别将这些文件导入Access，且导入的表中数据会随着原始数据的变化而变化。本文作者:html教程

郑重声明：本文版权归原作者所有，转载文章仅为传播更多信息之目的，如作者信息标记有误，请第一时间联系我们修改或删除，多谢。

上一篇：在Access中使用系统表保存应用程序变量

下一篇：Linq to DataSet 之Access查询